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Ordio
Mehr als nur Schichtplanung

Dokumenteautomatisiert

Frage Dokumente automatisch ab - einmal definiert und nie wieder etwas vergessen. Genau auf deine betrieblichen Bedürfnisse zugeschnitten, bestimmst du Ablaufdaten und Fristen und setzt intelligente Dokumentenverknüpfungen zu den unterschiedlichen Arbeitsbereichen.

Fahrerlaubnis
"Bitte lade deinen aktuellen Nachweis über eine gültige Fahrerlaubnis hoch."
Lieferservice
Alle
3 Monate
gerade eben
Emma hat ein Dokument hochg…
Zusatz zum Arbeitsvertrag
Lieferservice
Alle
Einmalig
Workflow Automation
Wenn die Checkliste Inventur ausgefüllt wurde, dann sende eine E-Mail an admin@standort.de
Studienbescheinigung
"Bitte lade einen aktuellen Immatrikulationsnachweis hoch."
Alle
Werkstudenten
6 Monate

Egal welches Dokument.

Automatische Regeln erstellen…

und nie wieder etwas vergessen.

Nie wieder Aktenordner durchsuchen

Alle Dateiensicher & überall verfügbar.

Die Dokumente werden auf deutschen Servern unter der Berücksichtigung höchster Datenschutzanforderungen gespeichert.

Intelligente Dokumentenregel anlegen
Verifizierung & Gültigkeit
Verifizierung durch Administrator
Begrenzte Gültigkeit
1 Monat
Bearbeitung verpflichtend
Steuerberater informieren

Keine Fristen mehr verpassen

Dank individuellen Einstellungen definierst du welches Dokument unter welchen Voraussetzungen abgefragt wird.

Intelligente Dokumentenregel anlegen
Automatische Verknüpfung
Aktiviert
Arbeitsbereiche
Service, Küche
Anstellungsverhältnis
Geringfügig beschäftigt

Automatisch verknüpfen

Dank der automatischen Verknüpfung, erreichst du immer die relevanten Mitarbeitenden über Arbeitsbereiche oder Anstellungsverhältnisse.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement bezeichnet die strukturierte Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Dokumenten in einem Unternehmen. Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die digitale Verarbeitung von Dokumenten – von Arbeitsverträgen über Führerscheine bis hin zu Urlaubsanträgen – revisionssicher, transparent und zentralisiert.

Welche Vorteile bietet ein digitales Dokumentenmanagement System?

Ein digitales DMS wie Ordio reduziert Papierchaos und manuelle Abläufe. Die wichtigsten Vorteile:

  • Zentrale, digitale Ablage aller Dokumente
  • Automatisierte Fristen und Erinnerungen für wichtige Nachweise
  • Sicherer Zugriff über Rollenrechte
  • Revisionssichere Archivierung
  • Weniger Nachfragen & bessere Compliance
Wie funktioniert die automatische Dokumentenabfrage in Ordio?

In Ordio kannst du für jedes benötigte Dokument eine Regel definieren, wann und wie es abgefragt wird – z. B. bei Neueinstellung, jährlich oder halbjährlich. Die betroffenen Mitarbeitenden werden automatisch benachrichtigt und können die Dokumente direkt in ihrem Profil hochladen. So sparst du dir manuelle Erinnerungen und bleibst jederzeit compliant.

Ist das Ordio Dokumentenmanagement DSGVO-konform?

Ja. Ordio erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Alle Dokumente werden ausschließlich auf deutschen Servern gespeichert und durch verschlüsselte Übertragung sowie rollenbasierte Zugriffe geschützt. So bleiben vertrauliche Mitarbeiterdokumente sicher und nachvollziehbar.

Für welche Dokumente kann ich automatische Fristen und Erinnerungen festlegen?

Du kannst Fristen für nahezu alle Mitarbeitendendokumente setzen, z. B.:

  • Führerscheinkontrollen
  • Studienbescheinigungen
  • Impf- oder Gesundheitsnachweise
  • Zusatzvereinbarungen zum Vertrag
  • Regelmäßige Sicherheitsbelehrungen

Die Fristen sind flexibel konfigurierbar (z. B. einmalig, jährlich, halbjährlich) und lassen sich an deine betrieblichen Abläufe anpassen.

Wie unterstützt Ordio die digitale Archivierung von Mitarbeiterdokumenten?

Alle Dokumente werden in Ordio automatisch archiviert, versioniert und zentral abgelegt – revisionssicher und gesetzeskonform. Du hast jederzeit Zugriff auf aktuelle und ältere Versionen eines Dokuments, ohne E-Mails durchsuchen oder Ordner durchblättern zu müssen.

Was versteht man unter Dokumentenmanagement?

Dokumentenmanagement umfasst die systematische Organisation, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Dokumenten – digital oder analog. Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) übernimmt diese Aufgaben automatisiert und strukturiert.

Welche Arten von DMS gibt es?

Es gibt:

  • On-Premise DMS: lokal installiert in der IT-Infrastruktur des Unternehmens
  • Cloud-DMS: webbasiert, flexibel und ortsunabhängig (wie Ordio)
  • Hybride DMS: Mischformen mit lokalen und Cloud-Komponenten
Ist ein DMS Pflicht?

Ein DMS ist gesetzlich nicht verpflichtend, aber zunehmend unverzichtbar – vor allem bei steigenden Anforderungen an Datenschutz, Nachweispflichten (z. B. Führerscheinkontrolle) und digitalisierte HR-Prozesse.

Welche Aufgaben hat ein DMS?

Ein DMS übernimmt:

  • Digitale Archivierung und Ablage
  • Fristenmanagement und Erinnerungen
  • Rollenbasierter Zugriffsschutz
  • Nachvollziehbarkeit & Compliance
  • Prozessautomatisierung im Dokumentenhandling