Bewirtungskosten: Was du wissen und beachten solltest

Ein Bewirtungsbeleg ist ein Nachweis für eine geschäftlich oder betrieblich veranlasste Bewirtung, die in Deutschland steuerlich geltend gemacht wird. Sie sind vor allem dann wichtig, wenn du als Arbeitgeber oder als Selbstständiger deine Bewirtungskosten von der Steuer absetzen möchtest. Doch was genau sind Bewirtungsbelege und worauf musst du achten?

Was muss auf dem Bewirtungsbeleg stehen?

Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG muss ein Bewirtungsbeleg folgende Angaben enthalten, damit die Aufwendungen vom Finanzamt als Betriebsausgaben oder Werbungskosten anerkannt werden.

• Datum und Ort der Bewirtung: Der Bewirtungsbeleg sollte das genaue Datum und den Ort der Bewirtung enthalten. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und eventuelle Rückfragen der Finanzbehörden. 
• Die Namen aller teilnehmenden Personen: Alle Personen, die an der Bewirtung teilgenommen haben, müssen auf dem Beleg namentlich aufgeführt werden. Dazu gehören sowohl die eigenen Daten als auch die Namen der Gäste oder Geschäftspartner, die an der Bewirtung teilgenommen haben.
• Der geschäftliche Anlass der Bewirtung: Der geschäftliche Anlass der Bewirtung sollte eindeutig und detailliert auf dem Beleg vermerkt sein. Ob es sich um ein Kundengespräch, ein Geschäftstreffen oder eine Teambesprechung handelt, das Finanzamt möchte genau wissen, warum die Bewirtung stattgefunden hat.
• Die Höhe der Ausgaben: Die Gesamtkosten der Bewirtung müssen genau angegeben werden. Dazu gehören die Kosten für Speisen, Getränke und eventuelle Trinkgelder.

Welche Bewirtungskosten sind absetzbar?

Als Betriebsausgaben oder Werbungskosten sind nur die Bewirtungskosten abziehbar, die unmittelbar mit dem Verzehr von Speisen und Getränken und den damit zusammenhängenden Dienstleistungen zusammenhängen. Das bedeutet, dass die Kosten für die verabreichten Speisen und Getränke sowie das Trinkgeld für das Bedienungspersonal grundsätzlich abzugsfähig sind. Nicht abzugsfähig sind dagegen Kosten für Raummiete, Dekoration, musikalische Unterhaltung oder ähnliche Aufwendungen, die nicht unmittelbar mit dem Verzehr von Speisen und Getränken zusammenhängen.

In welcher Höhe sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Grundsätzlich sind nach § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abziehbar, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt, z.B. Kundengespräch, Teambesprechung, Geschäftsveranstaltung.

Es gibt jedoch auch Sonderfälle, in denen eine 100%ige Abzugsfähigkeit der Bewirtungskosten möglich ist, z.B. bei Betriebsveranstaltungen. Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen, die für alle oder bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern eines Unternehmens organisiert werden. Solche Veranstaltungen können zu 100 Prozent als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden, sofern sie allen Arbeitnehmern zugänglich sind und keinen unverhältnismäßig luxuriösen Charakter haben. Damit können Arbeitgeber z.B. Weihnachtsfeiern oder Betriebsausflüge steuerlich voll absetzen.

Verhältnismäßigkeit der Bewirtungskosten

Die Angemessenheit der Bewirtungskosten ist ein entscheidender Faktor für die steuerliche Anerkennung und den Abzug als Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Die Finanzverwaltung erwartet, dass die Bewirtungskosten in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass und zur Anzahl der teilnehmenden Personen stehen. Die Art und Weise der Bewirtung muss dem geschäftlichen oder beruflichen Anlass angemessen sein und die Kosten müssen einen unmittelbaren betrieblichen Anlass haben. Die Steuerbehörden können unangemessene oder luxuriöse Ausgaben als unangemessen betrachten. Dies kann dazu führen, dass die Ausgaben nicht steuerlich absetzbar sind.

FAQs

1. Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg ist ein steuerlich abzugsfähiger Nachweis über eine geschäftlich oder betrieblich veranlasste Bewirtung in Deutschland. Er ist vor allem für Arbeitgeber und Selbstständige wichtig, die ihre Bewirtungskosten von der Steuer absetzen wollen.

2. Was muss der Bewirtungsbeleg enthalten?

Der Bewirtungsbeleg muss das genaue Datum und den Ort der Bewirtung enthalten. Darüber hinaus sind die Namen aller teilnehmenden Personen und der geschäftliche Anlass der Bewirtung anzugeben. Die Höhe der Ausgaben für Speisen, Getränke und Trinkgelder ist ebenfalls anzugeben.

3. Welche Bewirtungskosten sind abzugsfähig?

Abzugsfähig sind nur Bewirtungskosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Verzehr von Speisen und Getränken und den damit verbundenen Dienstleistungen (einschließlich Trinkgelder) stehen. Kosten für Raummiete, Dekoration oder musikalische Unterhaltung sind nicht abzugsfähig. 

4. In welcher Höhe sind Bewirtungskosten abzugsfähig?

Grundsätzlich können 70 Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt. Es gibt jedoch Ausnahmen, z.B. Betriebsveranstaltungen, bei denen 100 Prozent der Kosten abzugsfähig sind.

5. Was bedeutet “Verhältnismäßigkeit der Bewirtungskosten”?

Verhältnismäßigkeit bedeutet, dass die Bewirtungskosten in einem angemessenen Verhältnis zum Anlass und zur Anzahl der teilnehmenden Personen stehen müssen. Unverhältnismäßige oder luxuriöse Ausgaben können als unangemessen gelten und sind nicht abzugsfähig.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

Autor: Vanessa Merx