Personalfragebogen – Inhalt & Digitalisierung

Mittels Personalfragebogen kann ein Arbeitgeber Informationen über einen neuen Bewerber oder Angestellten erhalten, die für sein Unternehmen wichtig sein können. Jedes Unternehmen möchte vor der Aufnahme eines neuen Mitarbeiters über diesen etwas erfahren. Dafür steht der Personalfragebogen zur Verfügung. Nicht nur die schulischen oder bereits durch Arbeit erworbenen Kenntnisse sind für ein Unternehmen wichtig. Bei der Frage, ob Zivildienst oder Wehrdienst abgeleistet wurde, informiert sich somit das Unternehmen über eventuelle Freistellungen. Denn es ist wichtig zu wissen, ob der neue Mitarbeiter für diesen Zeitraum der Wehrpflicht oder des Zivildienstes freizustellen ist.

Vorlage beim Steuerberater

Der Personalfragebogen ist in erster Linie auch zur Anmeldung über den Steuerberater relevant. Hierüber ist festgelegt in welchem Anstellungsverhältnis der Mitarbeiter angestellt wird und in welcher Position er tätig ist. In von der Schwarzarbeit besonders betroffenen Branchen ist eine „Sofortmeldung“ bereits vor dem ersten Arbeitseinsatz notwendig.

Viele Fragen sind für ein Unternehmen wichtig, um für den zukünftigen Mitarbeiter und die Arbeitsstelle planen zu können. Des Weiteren ist es wichtig, einen Personalfragebogen immer wahrheitsgemäß auszufüllen, da durch eine Unwahrheit der neue Arbeitsplatz nicht mehr gegeben ist.

Digitaler Personalfragebogen

Wofür dient der Personalfragebogen? Mit dem digitalen Personalfragebogen von Ordio hat der Unternehmer stets alle Daten der Mitarbeiter aktuell. Wenn Änderungen der Daten erfolgen, kann der Mitarbeiter dies selbständig vornehmen (via App & Web). Alle Daten werden in der digitalen Personalakte verschlüsselt gespeichert.

Welche Stammdaten im digitalen Personalfragebogen abgefragt werden, entscheidet der Workspace-Administrator. In Verbindung mit dem digitalen Dokumentenmanagement wird so auch direkt das passende Dokument im selben Ablauf abgefragt (Beispiel: Rentenversicherungspflichtbefreiung bei Anstellungsverhältnis „Geringfügig beschäftigt).

Was darf in einem Fragebogen gefragt werden und was nicht?

Auch wenn Unternehmen gerne mehr Fragen stellen würden, ist der Personalfragebogen durch das Gesetz geregelt. Bestimmte Fragen sind nicht nur unzulässig, sondern müssen keinesfalls verpflichtend beantwortet werden.

Zulässige Fragen in einem Personalfragebogen sind:

• nach den Personaldaten
• der schulische und berufliche Werdegang
• besondere berufliche Kenntnisse oder Qualifikationen
• ob eventuell eine Behinderung vorliegt
• ob der Zivil- oder Wehrdienst abgeleistet ist

Fragen betreffend einer möglichen Einstellung:

• muss eine Kündigungsfrist bei dem momentanen Arbeitgeber eingehalten werden
• ab wann kann bei Einstellung eine Aufnahme der Tätigkeit erwartet werden?
• welche Gehaltsvorstellungen bestehen
• ob eventuelle Wettbewerbsverbote vorliegen

Auf keinen Fall dürfen diese Fragen auf einem Fragebogen stehen:

• ob eine Hochzeit geplant ist
• ob eine Schwangerschaft geplant ist
• ob eine Schwangerschaft besteht
• ob eine Zugehörigkeit zu einer Gewerkschaft besteht
• nach der politischen Orientierung
• nach der religiösen Ausrichtung
• ob Krankheiten bestehen
• ob es Vorstrafen gibt
• Hier gibt es eine Ausnahme. Diese Frage wird in einigen Branchen durchaus gestellt. In diesem Falle besteht auch die Möglichkeit, dass ein Strafregisterauszug vorgelegt werden muss. 

Es sind somit nur Fragen erlaubt, die für den Arbeitgeber wichtig sind und für das Unternehmen eine Bedeutung haben. Finden sich auf dem Personalfragebogen andere Fragen, kann ein Bewerber diese Fragen verweigern. Alle zulässigen Fragen jedoch müssen vollständig und der Wahrheit entsprechend ausgefüllt sein.

Der Personalfragebogen muss korrekt ausgefüllt sein

Ist ein Personalfragebogen nicht wahrheitsgemäß ausgefüllt, kann dies durchaus zu einer Kündigung führen. Hat ein Bewerber den Personalfragebogen nicht wahrheitsgemäß ausgefüllt und das Unternehmen findet dieses heraus, kann der Bewerber trotz Zusage für die Arbeitsstelle abgewiesen werden. Dadurch kommt es zu einer Kündigung vor der Einstellung. Dies ist der Fall, wenn im Personalfragebogen die Antwort einer eventuellen Vorstrafe nicht wahrheitsgemäß beantwortet wird. In manchen Bereichen, wo es um vertrauliche Dinge oder um Wertsachen geht, kann ein Unternehmen eine Abfrage an das polizeilich geführte Strafregister stellen und bekommt auch eine Antwort. Dies ist einer der Gründe, warum auch diese Frage immer wahrheitsgemäß beantwortet werden muss.

Der Personalfragebogen ist standardisiert

Ein Personalfragebogen ist mittlerweile standardisiert, kann aber unterschiedlich gestaltet werden. Dabei kommt es darauf an, ob der Personalfragebogen verwendet wird, um einen neuen Mitarbeiter aufzunehmen oder für Mitarbeiter genutzt wird, für bereits eingestellt sind. Einige Unternehmen lassen auch bereits länger angestellte Mitarbeiter wiederholt einen Personalfragebogen ausfüllen, um etwaige Daten zu aktualisieren oder weil ein Stellenwechsel innerhalb des Unternehmens geplant ist.

Personalfragebogen und die darauf genehmigten Fragen sollen oder müssen immer wahrheitsgemäß ausgefüllt werden, um eine Bewerbung für eine neue Arbeitsstelle zu vervollständigen. Ein Unternehmer erfährt dadurch etwas über den Bewerber und seine Qualifikationen. Der Bewerber kann damit seine bereits erworbene Qualifikation schriftlich bestätigen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

Autor: Emma