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Die Gastronomie steht vor großen Herausforderungen: steigende Kosten, Personalmangel und wachsende Anforderungen an Compliance. Digitalisierung ist der Schlüssel, um diesen Druck zu reduzieren. Aber Vorsicht: Ohne eine klare Strategie kannst du schnell mehr Fehler in der Digitalisierung schaffen, als du löst.
Fehler #1: Manuelle und digitale Prozesse mischen
Stell dir vor, du führst ein digitales Zeiterfassungstool ein, hältst aber zur Sicherheit weiterhin Papierlisten. Was passiert? Chaos. Daten liegen an zwei Orten, die Übersicht geht verloren, und am Ende nutzt niemand das neue System konsequent.
Besser: Entscheide dich klar für eine digitale Lösung, die alle Daten zentral erfasst. So sparst du Zeit und verhinderst doppelte Arbeit.
Fehler #2: Veraltete Daten übernehmen
Die Digitalisierung kann nur so gut sein wie die Daten, mit denen du startest. Wenn du alte Mitarbeiterdaten oder ungenaue Schichtpläne digitalisierst, machst du dir das Leben schwer.
Beispiel: Übernimmst du alte Schichtpläne mit falschen Verfügbarkeiten, führt das zu Frust – und du verlierst das Vertrauen deines Teams.
Besser: Aktualisiere deine Daten vor der Einführung digitaler Tools und starte mit einem sauberen System.
Fehler #3: Blind kopieren statt anpassen
Natürlich macht es Sinn, von erfolgreichen Kollegen zu lernen – ihre Best Practices können dir wertvolle Einblicke geben. Aber was bei einem Kollegen funktioniert, muss nicht automatisch auch für deinen Betrieb passen. Jede Gastronomie hat ihre eigenen Abläufe, Herausforderungen und Prioritäten.
Beispiel: Ein kleines Café setzt erfolgreich ein digitales Schichtplanungstool ein, aber in deinem größeren Betrieb mit vielen Mitarbeitern fehlen Funktionen wie Abwesenheitsmanagement oder Zeiterfassung.
Besser: Lass dich inspirieren, aber prüfe immer, ob ein Tool zu den individuellen Anforderungen deines Betriebs passt. Kombiniere Best Practices mit deinen eigenen Bedürfnissen, um die beste Lösung zu finden.
Fehler #4: Digitalisierung ohne klares Ziel
Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Es geht darum, deinen Betrieb effizienter, transparenter und stressfreier zu machen. Ohne klare Ziele verlierst du schnell den Fokus.
Beispiel: Du implementierst ein Dokumentenmanagementsystem, aber niemand weiß, wie es in den Arbeitsalltag integriert werden soll. Ergebnis: Das System wird kaum genutzt.
Besser: Lege konkrete Ziele fest, z. B. „30 % weniger Zeit für die Schichtplanung“ oder „vollständige Transparenz bei Arbeitszeiten für alle Mitarbeiter“.
Was Digitalisierung richtig macht
Wenn du die typischen Fehler vermeidest, bietet die Digitalisierung enorme Vorteile:
- Zeitersparnis: Automatisierte Schichtplanung reduziert Planungsaufwand um 30 %.
- Weniger Fehler: Digitale Zeiterfassung senkt Erfassungsfehler um bis zu 60 %.
- Flexibilität: Verfügbarkeiten und Abwesenheiten werden automatisch berücksichtigt – keine Überraschungen mehr im Schichtplan.
- Transparenz: Alle Daten zentral verfügbar, ob auf dem Laptop im Büro oder über die App unterwegs.
Also stell dir vor: keine Papierlisten mehr für die Schichtplanung, keine Änderungen per WhatsApp, Anruf und E-Mail. Mit einer digitalen Schichtplanungs-App läuft alles zentral: Mitarbeiter sehen ihre Schichten in Echtzeit, tauschen Schichten über die App, und der Betriebsleiter hat jederzeit den Überblick. Der Effekt? 50 % weniger Zeitaufwand und zufriedene Mitarbeiter.
Lust auf mehr Insights?
Unser Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch die Digitalisierung in der Gastronomie. Du erfährst:
- Welche Bereiche sich am besten digitalisieren lassen.
- Wie du Kosten senkst und Effizienz steigerst.
- Warum Digitalisierung nicht nur Arbeit spart, sondern auch dein Team entlastet.
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