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Die Inventur in der Gastronomie spielt eine zentrale Rolle und trägt wesentlich zu Wirtschaftlichkeit und zum reibungslosen Betriebsablauf bei. Dieser umfassende Leitfaden führt dich Schritt für Schritt durch diesen Prozess, gibt dir nützliche Tipps und bietet dir eine kostenlose Vorlage zur Unterstützung.
Schritt 1: Gesetzliche Bestimmungen verstehen
Zunächst ist es wichtig, die gesetzlichen Bestimmungen zur Inventur in der Gastronomie in deinem Land oder deiner Region zu verstehen. In Deutschland zum Beispiel regeln die §§ 240 und 241 des Handelsgesetzbuches (HGB) die Durchführung einer Inventur und die Erstellung eines Inventarverzeichnisses. Demnach ist jeder Kaufmann verpflichtet, zum Ende eines jeden Geschäftsjahres eine Inventur durchzuführen und diese in einem Inventarverzeichnis festzuhalten. Dieses Verzeichnis muss folgende Angaben enthalten Art der Gegenstände, Menge, Maßeinheit, Aufbewahrungsort, Einzelbewertung und Gesamtbewertung. Ein ordnungsgemäß geführtes Inventar ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern verschafft auch einen transparenten Überblick über den Warenbestand und hilft, Über- oder Unterbestände zu vermeiden.
Schritt 2: Wähle das passende Inventarsystem für deine Gastronomie
Die Wahl des richtigen Inventarsystems ist ein wichtiger Schritt bei der Organisation deiner Gastronomie. Es gibt sowohl manuelle als auch digitale Systeme.
Manuelle Systeme erfordern oft, dass du jedes Produkt physisch zählst und die Menge in eine Liste oder ein Register einträgst. Dies kann zeitaufwändig sein, ermöglicht jedoch eine direkte Kontrolle und ein umfassendes Verständnis des Lagerbestands.
Digitale Systeme können diesen Prozess erheblich vereinfachen. Sie ermöglichen es dir, den Lagerbestand in Echtzeit zu verfolgen, automatische Bestellungen auszulösen, wenn der Lagerbestand unter ein bestimmtes Niveau fällt, und sogar Trends zu analysieren, um zukünftige Bestellungen zu planen.
Schritt 3: Erstellung einer umfassenden Inventarliste
Eine umfassende und gut organisierte Bestandsliste ist das Rückgrat einer effektiven Bestandsaufnahme und Inventur in der Gastronomie. Es ist wichtig, dass deine Liste alle Artikel enthält, die du regelmäßig bestellst und auf Lager hast.
Beginne damit, alle Artikel aufzulisten, die du regelmäßig für deinen Betrieb einkaufst. Dazu gehören Lebensmittel, Getränke, Reinigungsmittel, Verbrauchsmaterialien und sogar Küchengeräte. Notiere für jeden Artikel den Namen, die Einheit (z. B. Kilogramm, Liter oder Stück), den aktuellen Bestand, die übliche Bestellmenge und den Lieferanten. Diese Informationen sind wichtig, um zu wissen, wann und wie viel von jedem Artikel nachbestellt werden muss.
Um die Liste noch effektiver zu gestalten, kannst du weitere Spalten hinzufügen. Zum Beispiel kannst du den Preis pro Einheit und den Gesamtwert jedes Artikels hinzufügen. Dies kann dir helfen, die Kosten besser zu kontrollieren und die Rentabilität deines Unternehmens zu erhöhen. Es kann auch nützlich sein, Informationen über die Lagerbedingungen (z. B. ob der Artikel gekühlt oder gefroren gelagert werden muss) und das Mindesthaltbarkeitsdatum hinzuzufügen. Dies kann helfen, Lebensmittelverschwendung zu vermeiden und die Qualität deiner Produkte zu gewährleisten.
Schritt 4: Regelmäßige Inventuren durchführen
In der Gastronomie sind regelmäßige Inventuren, auch Bestandsaufnahmen genannt, ein unverzichtbarer Bestandteil einer effektiven Lagerverwaltung. Sie bieten die Möglichkeit, den genauen Bestand jedes Artikels zu kennen und frühzeitig auf mögliche Abweichungen oder Probleme zu reagieren.
Die Häufigkeit der Inventuren kann von Betrieb zu Betrieb variieren, je nach Größe und Art der gelagerten Produkte. Einige Restaurants führen wöchentlich Inventuren durch, andere vielleicht monatlich oder vierteljährlich. Es ist wichtig, einen Zeitplan zu finden, der für deinen Betrieb am besten funktioniert.
Für jede Inventur solltest du einen genauen Plan haben. Lege fest, wer die Inventur durchführt und wie sie durchgeführt wird. In größeren Betrieben kann es sinnvoll sein, bestimmte Mitarbeiter mit der Inventur zu beauftragen, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten.
Bei der Inventur solltest du jeden Artikel in deiner Bestandsliste zählen und die Menge notieren. Es ist wichtig, so genau wie möglich zu sein. Vergiss nicht, auch geöffnete Packungen oder Behälter zu berücksichtigen und die Menge entsprechend zu schätzen.
Schritt 5: Bestandsliste aktualisieren
Die Aktualisierung deiner Bestandsliste ist ein wichtiger Aspekt der Bestandsführung und des Inventarmanagements. Dies sollte nach jeder Inventur geschehen, um den aktuellen Stand jedes Artikels in deinem Lager genau widerzuspiegeln.
Sobald du deine Inventur durchgeführt hast, aktualisiere deine Bestandsliste mit den aktuellen Zahlen. Vergleiche den aktuellen Bestand mit dem Bestand vor der Inventur. Notiere auch, wie viel von jedem Artikel seit der letzten Inventur verkauft wurde.
Durch diese Art der Bestandsführung erhältst du einen genauen Überblick über die Schnell- und Langsamdreher. Du kannst sehen, welche Artikel sich schnell verkaufen und welche vielleicht zu langsam. Dies kann dir helfen, Entscheidungen über Nachbestellungen und eventuelle Anpassungen deiner Speisekarte zu treffen.
Schritt 6: Bestellprozesse optimieren
Mit einer stets aktuellen Bestandsliste und umfassenden Abverkaufsdaten kannst du deine Bestellprozesse effizient gestalten. Mit einem klaren Überblick über deinen aktuellen Lagerbestand in Kombination mit den Verkaufsdaten kannst du genau bestimmen, wann und wie viel du nachbestellen musst. Dieser datengestützte Ansatz hilft dir, Überbestände, die zu Lebensmittelverschwendung führen können, und Fehlbestände, die deine Kunden enttäuschen könnten, zu vermeiden.
Außerdem kannst du Trends erkennen und vorausschauend bestellen. Wenn du zum Beispiel feststellst, dass ein bestimmtes Gericht oder Getränk besonders gut ankommt, kannst du vorausschauend mehr davon bestellen. Ebenso kannst du feststellen, dass sich andere Artikel nicht so gut verkaufen, und deren Bestellmenge reduzieren oder sie sogar von der Speisekarte streichen.
Tools wie Ordio können dabei helfen. Sie bieten Bestellfunktionen, mit denen du Bestellungen direkt aus der Software heraus aufgeben und verwalten kannst. Dies kann den Bestellprozess vereinfachen und dir helfen, effizienter zu arbeiten.
Schritt 7: Förderung des Mitarbeiterengagements und Schulung
Inventur und Lagerhaltung sind in der Gastronomie nicht nur eine Verwaltungsaufgabe, sondern eine Teamleistung. Ein wesentlicher Schritt ist die Schulung und Einbeziehung des Personals. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter den Prozess verstehen und daran beteiligt sind. Sie sind oft diejenigen, die den Bestand tatsächlich verwalten und die Auswirkungen von Bestandsproblemen am stärksten zu spüren bekommen. Investiere daher in regelmäßige Schulungen, um sicherzustellen, dass alle über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, um die Bestandsaufnahme und das Bestandsmanagement effektiv durchzuführen. Gute Kommunikation und Unterstützung sind ebenfalls wichtig, um das Engagement und die Genauigkeit in diesem wichtigen Bereich zu erhöhen. Ein engagiertes und gut ausgebildetes Team ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Bestandsmanagement.
Fazit
Die Inventur sind für den Erfolg deines Gastronomiebetriebes von zentraler Bedeutung. Durch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die Wahl des richtigen Inventarsystems, die Erstellung und regelmässige Aktualisierung einer detaillierten Inventarliste sowie ein effizientes Bestellwesen kannst du die Effizienz und Rentabilität deines Betriebes steigern. Darüber hinaus sind das Engagement und die Schulung deines Teams entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung.
Um dir den Prozess zu erleichtern, kannst du unsere kostenlose Inventurvorlage verwenden.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.
