Zeiterfassung Gesetz: Ein Leitfaden für Arbeitgeber & Arbeitnehmer

Das Arbeitszeiterfassungsgesetz bezieht sich auf die Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit von Arbeitnehmern in Deutschland. Diese Regelungen sind Teil des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) und sollen sicherstellen, dass Arbeitnehmer ihre gesetzlichen Ruhe- und Pausenzeiten einhalten können. Aber keine Sorge, wir bringen Licht ins Dunkel und klären dich über die wichtigsten Punkte auf.  Nach dem Lesen dieses Beitrags wirst du Experte in Sachen Zeiterfassung Gesetz!

Hier findest du eine Vorlage für manuelle Zeiterfassung:

Einführung in das Arbeitszeiterfassungsgesetz

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt die Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in Deutschland. Es stellt sicher, dass Arbeitnehmer nicht übermäßig lange arbeiten und ausreichende Ruhezeiten und Pausen erhalten. Damit schützt das Gesetz die Gesundheit der Arbeitnehmer und fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.  Aber warum ist das Arbeitszeitgesetz so wichtig und wie schützt es die Arbeitnehmer?

• Schutz der Gesundheit und des Wohlbefindens

Das Arbeitszeitgesetz sorgt dafür, dass Arbeitnehmer nicht übermäßig lange arbeiten und ausreichend Zeit für Erholung und Freizeit haben. Dies trägt dazu bei, das Risiko stressbedingter Erkrankungen wie Burnout oder Depressionen zu verringern und die allgemeine Gesundheit und das Wohlbefinden zu fördern.

• Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Durch das Zeiterfassung Gesetz ist es für Arbeitnehmer leichter geworden, Beruf und Familie zu vereinbaren. Dies ist vor allem für Eltern wichtig, die sich dank geregelter Arbeitszeiten besser um ihre Kinder kümmern und eine ausgewogene Work-Life-Balance erreichen können.

• Überstunden und Ausbeutung verhindern

Das Arbeitszeitgesetz verhindert, dass Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer zu unangemessenen Arbeitszeiten zwingen und unangemessene Überstunden verlangen. Dies schützt die Arbeitnehmer vor Ausbeutung und trägt dazu bei, dass sie in einem fairen und sicheren Arbeitsumfeld arbeiten können.

• Sicherheit am Arbeitsplatz

Ein ausgeruhter Arbeitnehmer ist ein sicherer Arbeitnehmer. Müdigkeit und Erschöpfung können die Konzentration beeinträchtigen und das Risiko von Arbeitsunfällen erhöhen. Durch die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes können Arbeitgeber sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter ausreichend erholt sind und somit die Sicherheit am Arbeitsplatz gewährleistet wird.

Elektronische Zeiterfassung: Pflicht oder nicht?

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Zeiterfassung. Allerdings hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 die Entscheidungsgründe zu seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Diese Entscheidung hat weitreichende Konsequenzen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

• Delegation der Zeiterfassung an Arbeitnehmer:innen

Das BAG hat entschieden, dass Arbeitgeber die Zeiterfassung an ihre Arbeitnehmer delegieren dürfen. Allerdings müssen sie dabei sicherstellen, dass die tatsächliche und korrekte Arbeitszeiterfassung gewährleistet ist. Dies bedeutet, dass Arbeitgeber in der Verantwortung bleiben, die Einhaltung der Arbeitszeitgesetze zu überwachen und sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten korrekt erfassen.

• Flexible Arbeitsweise

Die Entscheidung des BAG ermöglicht weiterhin eine flexible Arbeitsweise auf Vertrauensbasis. Das bedeutet, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeit selbst einteilen und gestalten können. Allerdings müssen nun auch bei Vertrauensarbeitszeit und mobiler Arbeit die Arbeitszeiten erfasst werden. Dies stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und die Arbeitnehmer:innen ihre Rechte und Pflichten kennen.

• Erfassung der Arbeitszeiten

Laut BAG-Entscheidung müssen Arbeitszeiten nicht zwingend elektronisch erfasst werden. Arbeitgeber können auch andere Systeme nutzen, solange diese den Datenschutz, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmenden gewährleisten. Dennoch kann die elektronische Erfassung der Arbeitszeiten eine praktische und effiziente Methode sein, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Wann ist elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Eine elektronische Zeiterfassung kann für Unternehmen verpflichtend werden, wenn sie beispielsweise tarifvertraglich vereinbart wurde oder wenn es sich um ein Unternehmen handelt, das bestimmten gesetzlichen Vorschriften unterliegt (z.B. im Bereich des Arbeitsschutzes). Zudem kann der Betriebsrat in manchen Fällen eine elektronische Zeiterfassung verlangen.

Zeiterfassung per App: So funktioniert es

Eine Zeiterfassungs-App ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre Arbeitszeiten schnell und einfach per Smartphone oder Tablet zu erfassen. Die Daten werden automatisch an das Personalwesen oder den Vorgesetzten übermittelt. So können Arbeitszeiten präzise dokumentiert und Abrechnungen korrekt erstellt werden. Tools wie Ordio erleichtern also auf diese Weise nicht nur dem Betriebsleiter die Dokumentation der Arbeitszeiten. Auch die Mitarbeiter können per App ihre Arbeitszeit viel einfacher und ohne viel Aufwand erfassen. Das ist vor allem für Deskless Worker ein großer Vorteil – denn die Zeiterfassung über die Ordio App braucht nur wenige Sekunden und keinen Papierkram.

Das Arbeitszeiterfassungsgesetz

Das Arbeitszeiterfassungsgesetz ist ein Teil des Arbeitszeitgesetzes. Es legt fest, wie Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen und dokumentieren müssen. Diese Aufzeichnungen sind wichtig, um die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen zu überprüfen und mögliche Verstöße zu identifizieren.

Vorgaben für die Aufzeichnung der Arbeitszeit

Für die Aufzeichnung der Arbeitszeit gelten folgende Vorgaben:

• Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Dauer der Pausen müssen erfasst werden.
• Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder und Bei Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz drohen Bußgelder und im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen für den Arbeitgeber.

Rechtliche Grauzonen beim Zeiterfassung Gesetz

Einige rechtliche Grauzonen beim Zeiterfassung Gesetz sind:

• Die genaue Art der Zeiterfassung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, was zu unterschiedlichen Interpretationen führen kann.
• Die Verantwortung für die korrekte Erfassung der Arbeitszeiten liegt sowohl bei Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern, was in einigen Fällen zu Unklarheiten führen kann.
• Flexible Arbeitszeitmodelle, wie Gleitzeit oder Homeoffice, können die Zeiterfassung erschweren und somit für rechtliche Unklarheiten sorgen.

Fazit: Die Lösung von Ordio

Um rechtliche Grauzonen und mögliche Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu vermeiden, empfiehlt es sich, auf eine effiziente und genaue Methode der Zeiterfassung zu setzen. Ordio bietet hierfür eine benutzerfreundliche Zeiterfassungs-App, die sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern zahlreiche Vorteile bietet. Mit Ordio können Arbeitszeiten schnell, einfach und genau erfasst und ausgewertet werden. Das minimiert die Fehleranfälligkeit und sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit im Unternehmen.

Insgesamt ist es wichtig, sich als Arbeitgeber mit dem Thema Zeiterfassung auseinanderzusetzen und eine für das eigene Unternehmen passende Lösung zu finden. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem wie Ordio kann dabei helfen, die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes zu erfüllen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu fördern.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit haben wir in diesem Blogbeitrag die männliche Form gewählt.

Autor: Emma Caspers